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Codice etico Alarm System Srl -

  1. Premessa
  2. Campo di attività e visione etica
  3. Destinatari e campo di applicazione del Codice
  4. Osservanza delle leggi
  5. Onestà
  6. Trasparenza dell’informazione
  7. Riservatezza delle informazioni
  8. Tutela della persona
  9. Pari opportunità
  10. Conflitti d'interesse
  11. Clienti
  12. Fornitori
  13. Risorse umane
  14. Salute, sicurezza e privacy
  15. Utilizzo e salvaguardia dei beni aziendali
  16. Rispetto delle norme contenute nel Codice Etico
  17. Collettività
  18. Pubblica Amministrazione
  19. Sistema di controllo interno e modalità di attuazione del Codice Etico
  20. Organismo di vigilanza in materia di attuazione del Codice Etico
  21. Disposizioni sanzionatorie
  22. Disposizioni finali

1. Premessa

La Alarm System attua nella conduzione delle proprie attività il rispetto dei principi etici ormai consolidati, che oggi esprime in questo Codice Etico.

La Alarm System riconosce l’importanza della responsabilità etico-sociale, della sicurezza, della salvaguardia ambientale, delle attività aziendali e nella conduzione degli affari e si impegna formalmente al rispetto delle aspettative di chi abbia interesse alla buona prosecuzione aziendale e della collettività in cui opera.

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2. Campo di attività e visione etica

La Alarm System opera nel campo dell’impiantistica di sicurezza e dei servizi di monitoraggio e supervisione ad essa legati.

Svolge questa attività nel rispetto dei principi di responsabilità etico-sociale con la massima attenzione circa gli aspetti relativi alla sicurezza. Per questo motivo, aspira a mantenere e sviluppare un rapporto di fiducia con i propri interlocutori e cerca di perseguire i propri obiettivi cercando il giusto equilibrio degli interessi coinvolti. Questo codice è improntato quindi intorno ad un ideale di cooperazione, in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte.

In particolare, sono considerati interlocutori privilegiati di Alarm System i clienti che usufruiscono dei servizi del Centro Operativo, i clienti in genere, i dipendenti i collaboratori, i fornitori, ed in generale tutti gli enti, istituzioni che sono influenzate dagli effetti diretti e indiretti delle attività delle Società.

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3. Destinatari e campo di applicazione del Codice

Il presente Codice Etico si applica ad Alarm System Srl . Destinatari del Codice Etico sono pertanto tutti i dipendenti e collaboratori esterni, nonché tutti coloro che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, intrattengono rapporti o relazioni con Alarm System ed operano per perseguirne gli obiettivi.

A fronte di ciò, la Alarm System si impegna a diffondere il presente codice, alla corretta interpretazione dei suoi contenuti ed alla messa a disposizione di strumenti che ne favoriscano l’applicazione.

La Alarm System attua, inoltre, le necessarie misure per svolgere attività di verifica e monitoraggio dell’applicazione del Codice Etico, prevedendo, in taluni casi, anche sanzioni in caso di violazione. Pertanto è previsto un organismo interno con il compito di vigilare sull’applicazione del codice.

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4. Osservanza delle leggi

La Alarm System riconosce come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti.

Per questo, i dipendenti, collaboratori e chiunque abbia rapporti con la Alarm System sono adeguatamente informati al riguardo e si impegnano anch’essi al rispetto di tale principio.

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5. Onestà

L’onestà rappresenta il principio fondamentale su cui si basano tutte le attività della Alarm System, le sue iniziative, i suoi rendiconti, e le sue comunicazioni e costituisce elemento essenziale della gestione aziendale.

I rapporti con i clienti ed in generale con tutti coloro che orbitano intorno alla Alarm System, sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione lealtà e reciproco rispetto.

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6. Trasparenza dell’informazione

La Alarm System si impegna ad informare in modo chiaro e trasparente tutti i suoi interlocutori circa la propria situazione ed il proprio andamento.

Le evidenze finanziarie, contabili e gestionali ed ogni altra comunicazione rispondono ai requisiti di completezza ed accuratezza.

Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata e deve esserne conservata traccia in modo da consentire una agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione, soprattutto per ridurre le probabilità di errori interpretativi.

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7. Riservatezza delle informazioni

La Alarm System assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso con la stretta osservanza della normativa in materia dei trattamento dei dati personali, e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali.

Tutti le informazioni a disposizione della Alarm System vengono trattate nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati.

8. Tutela della persona

La Alarm System persegue il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona e il rispetto nelle relazioni con gli altri, garantisce condizioni di lavoro nel rispetto della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri.

La Alarm System rispetta e sostiene i diritti umani in conformità con la “Dichiarazione Universale dei Diritti Umani dell’ONU”.

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9. Pari opportunità

La Alarm System si impegna ad evitare ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alle tendenze sessuali, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alla religione.

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10. Conflitti d’interesse

La Alarm System si adopera al fine di evitare situazioni in cui propri dipendenti coinvolti nelle transazioni siano, o possano apparire, in conflitto con gli interessi dell’Azienda. Per questo motivo sono proibiti, favoritismi, comportamenti collusivi, sollecitazioni dirette di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri.

Ogni dipendente/collaboratore di Alarm System è tenuto ad evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi dell’Azienda o che possano interferire con le loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del Codice Etico. Deve inoltre astenersi dal trarre vantaggio personale da atti o da opportunità d’affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.

La Alarm System riconosce il diritto dei propri dipendenti e collaboratori a partecipare ad investimenti affari o ad attività di altro genere al di fuori di quelle svolte nell’interesse dell’Azienda, purchè si tratti di attività consentite dalla Legge e dalla norme contrattuali e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti.

Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto d’interesse deve essere tempestivamente comunicata all’organismo preposto alla vigilanza sul Codice Etico. Nello specifico, tutti i dipendenti di Alarm System sono tenuti ad evitare conflitti d’interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno dell’Azienda. Per esempio, determinano conflitti d’interresse le seguenti situazioni:

  • Svolgere funzione di dirigenza ed avere interessi economici presso fornitori, clienti, concorrenti o anche attraverso i propri familiari;
  • Utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi aziendali;
  • Svolgimento di attività lavorative a titolo personale, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti;
  • Accettazione di offerta in denaro, favori o utilità da persone o aziende concorrenti.

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11. Clienti

Il comportamento nei confronti dei clienti dell’Azienda è improntato alla massima disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto continuativo che deve essere collaborativi e di elevata professionalità. La Alarm System persegue il proprio scopo attraverso l’offerta di servizi di qualità, a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme sulla concorrenza, e coerentemente con i principi di pari opportunità si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri clienti. È fatto obbligo a tutti i dipendenti e collaboratori di:

  • Fornire, con efficienza, cortesia e professionalità, entro i limiti delle condizioni contrattuali, servizi di alta qualità, che soddisfino le aspettative dei clienti;
  • Fornire dettagliate informazioni circa i servizi offerti in modo che il cliente possa assumere decisioni in piena consapevolezza;
  • Attenersi alle limitazioni imposte senza fare promesse difficili da mantenere.

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12. Fornitori

La Alarm System richiede ai propri fornitori e ai propri collaboratori esterni il rispetto dei principi etici corrispondenti ai propri, ritenendo questo un aspetto di fondamentale importanza per l’inizio e/o la continuazione di un rapporto di collaborazione. Ogni fornitore deve essere informato dell’esistenza del Codice Etico e degli impegni ed obblighi imposti dallo stesso.

I processi di acquisto di beni e servizi sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo, alla lealtà ed alla onestà.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto, sono basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo e della capacità di fornire in tempi ragionevoli quanto richiesto. Per la Alarm System sono quindi requisiti fondamentali:

  • La professionalità dell’interlocutore;
  • La disponibilità di mezzi, strutture organizzate, capacità del personale, risorse progettuali, innovazione;
  • L’esistenza e l’attuazione del sistema qualità aziendale,
  • Rispetto delle condizioni contrattuali;
  • Dialogo franco e aperto in linea con le buone consuetudini commerciali.

La stipula di un accordo con un fornitore e la gestione del rapporto con lo stesso deve sempre essere basata su rapporti di estrema chiarezza, per evitare anche eccessi di reciproca dipendenza e per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto.

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13. Risorse umane

La Alarm System riconosce la centralità delle risorse umane, intese come dipendenti e collaboratori che prestano la loro opera a favore dell’Azienda nelle forme contrattuali stabilite, e che si sono impegnate ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti dal contratto di lavoro e da quanto previsto dal presente Codice Etico.

La valutazione del personale da assumere, è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati nel rispetto dei principi di imparzialità e delle pari opportunità.

Tutto il personale deve essere assunto con regolare contratto di lavoro, non è ammessa né consentita alcuna forma di lavoro irregolare o in nero.

Dal momento in cui inizia il rapporto di lavoro, il dipendente deve ricevere esaurienti informazioni circa le caratteristiche delle mansioni e della funzione, a tutti gli elementi normativi e retributivi e a tutte le normative ed i comportamenti per la tutela della salute personale.

La Alarm System condanna qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del personale. Tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione delle risorse umane sono basate sull’esame dei profili di merito e la corrispondenza tra i profili attesi e quelli effettivamente posseduti.

Nei rapporti gerarchici l’autorità è esercitata con correttezza evitando qualsiasi tipo di abuso. Costituisce abuso di autorità richiedere, come atto dovuto, prestazioni, favori personali e qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.

Le funzioni competenti devono pertanto:

  • Adottare criteri di merito, di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa a un dipendente o collaboratore;
  • Provvedere a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti senza alcuna discriminazione;
  • Creare un ambiente di lavoro entro il quale possano convivere caratteristiche personali diverse.

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14. Salute, sicurezza e privacy

Tutti i dipendenti e collaboratori della Alarm System sono tenuti allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa di riferimento in tema di salute e sicurezza, nonché al rispetto di tutte le misure di salute e di sicurezza previste dalle procedure e dai regolamenti aziendali.

La privacy dei dipendenti è tutelata nel rispetto della normativa di riferimento anche attraverso standard operativi che specifichino le modalità di trattamento e di conservazione. È esclusa ogni indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e la vita privata delle persone.

I dipendenti devono conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni, per garantirne la riservatezza. È obbligo di ogni dipendente assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ciascuna notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa.

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15. Utilizzo e salvaguardia dei beni aziendali

Ogni dipendente o collaboratore è tenuto ad operare con la dovuta cura e diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo. Ognuno è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate e ha il dovere d’informare tempestivamente le strutture aziendali preposte circa eventuali eventi dannosi per Azienda. In particolare:

  • Ogni dipendente è tenuto ad evitare usi impropri di attrezzature o quant’altro di proprietà dell’Azienda causando costi indebiti, o danni o comunque contrasto con gli interessi dell’Azienda.
  • Ogni dipendente è tenuto ad adottare scrupolosamente quanto previsto dalle procedure aziendali, al fine di non comprometterne la funzionalità, la protezione e la sicurezza dei sistemi informatici della Alarm System;
  • Ogni dipendente è tenuto ad operare sempre nel rispetto delle norme di sicurezza previste dalla Legge e dalle procedure interne, allo scopo di prevenire possibili danni a cose, persone o all’ambiente;
  • Ogni dipendente è tenuto ad utilizzare i beni aziendali di qualsiasi tipo e valore secondo il loro corretto uso e nel rispetto della Legge e delle normative interne aziendali;
  • Tutti beni aziendali sono da utilizzare esclusivamente per scopi connessi all’esercizio dell’attività lavorativa e, comunque, vietato l’utilizzo o la cessione dei beni stessi da parte di terzi o a terzi;
  • Ogni dipendente è tenuto ad operare al fine di ridurre il rischio di furti, danneggiamenti o altro di beni dell’azienda.

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16. Rispetto delle norme contenute nel Codice Etico

Ogni dipendente è tenuto a conoscere le norme contenute nel Codice Etico e le norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione. Deve altresì accettare in forma esplicita i propri impegni derivanti dal presente Codice Etico, nel momento di costituzione del rapporto di lavoro. In particolare i dipendenti hanno l’obbligo di:

  • Astenersi da comportamenti contrari alle norme contenute nel codice etico;
  • Rivolgersi all’organismo preposto alla vigilanza sul Codice Etico in caso di richiesta di chiarimenti circa le modalità di applicazione delle stesse;
  • Riferire tempestivamente all’organismo preposto alla vigilanza sul Codice Etico in merito a possibili violazioni o richiesta rivolta loro di violarle;
  • Collaborare con le strutture preposte a verificare le possibili violazioni;
  • Esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività;

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17. Collettività

La Alarm System consapevole degli effetti della propria attività sul contesto della società di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione nel proprio operato, a contemperarne gli interessi.

Per questo motivo, intende condurre ogni attività nel rispetto della comunità in cui opera. La Alarm System ritiene che il dialogo con gli interlocutori privilegiati, clienti, fornitori ecc, sia di importanza strategica per un corretto sviluppo della propria attività.

La Alarm System si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta a esponenti politici, non finanzia partiti, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica.

La Alarm System considera con favore e, nel caso, fornisce sostegno ad iniziative sportive e culturali orientate alla promozione della persona ed al miglioramento della qualità della vita.

La Alarm System si impegna a comunicare all’esterno informazioni veritiere e trasparenti. I rapporti con i mass media sono improntati sulla base di questo principio e sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali a ciò delegate. I dipendenti non possono fornire informazioni all’esterno, ne impegnarsi a fornirle, senza l’autorizzazione delle funzioni competenti.

In nessun modo o forma i dipendenti possono offrire pagamenti, regali o altri vantaggi finalizzati ad influenzare l’attività professionale di funzione dei mass media.

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18. Pubblica amministrazione

L’assunzione di impegni con le Pubbliche Amministrazioni e le Istituzioni Pubbliche in genere è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali preposte ed autorizzate.

La Alarm System, attraverso i propri dipendenti, non deve promettere od offrire ai pubblici ufficiali, incaricati di Pubblico Servizio o a dipendenti in genere della Pubblica Amministrazione, o di altre Pubbliche Istituzioni, pagamenti, beni o altre utilità di vario genere al fine di promuovere e favorire i propri interessi e trarne vantaggio.

È vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o incaricati di pubblico servizio, di ogni tipo, o a loro familiari, anche attraverso interposta persona, tali da poter influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio all’Azienda. Qualsiasi dipendente che riceva direttamente o indirettamente proposte di benefici da pubblici funzionari, incaricati di pubblico servizio o altro, deve immediatamente riferire all’organismo interno preposto alla vigilanza sull’applicazione del Codice Etico. Pertanto la Alarm System si impegna a:

  • Operare, senza alcun tipo di discriminazione, attraverso i canali di comunicazione ufficiali;
  • Rappresentare i propri interessi e posizioni in maniera trasparente e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva;
  • Evitare falsificazioni e/o alterazioni dei dati documentali al fine di ottenere un indebito vantaggio o qualsiasi altro beneficio per l’Azienda;
  • Evitare destinazioni di fondi pubblici a finalità diverse da quelle per cui si sono ottenuti.

La Alarm System dà piena e scrupolosa osservanza alle regole emesse dalle autorità.

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19. Sistema di controllo interno e modalità di attuazione del Codice Etico

È politica della Alarm System diffondere a tutti i livelli una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli.

Per controlli si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell’Azienda con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, la sicurezza e la salute delle persone, gestire efficientemente le proprie attività.

Il sistema di controllo interno deve nel suo insieme garantire:

  • Il rispetto delle Leggi vigenti, delle procedure e del Codice Etico;
  • Il rispetto delle strategie e delle politiche aziendali;
  • La tutela dei beni aziendali;
  • L’efficacia e l’efficienza della gestione aziendale;

La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comunque ad ogni livello della struttura organizzativa; di conseguenza tutti i dipendenti e collaboratori, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.

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20. Organismo di vigilanza in materia di attuazione del Codice Etico

La Alarm System ha costituito al suo interno un organismo di vigilanza a cui competono i seguenti compiti in merito all’attuazione del Codice Etico;

  • Monitorare l’applicazione del Codice Etico da parte dei soggetti interessati, attraverso l’applicazione di specifici programmi di conformità, ed accogliendo eventuali segnalazioni e suggerimenti.
  • Relazionare periodicamente alla Direzione sui risultati dell’attività svolta, segnalando eventuali violazioni del codice di significativa rilevanza;
  • Esprimere pareri in merito alle più rilevanti politiche aziendali, allo scopo di garantire la coerenza con il codice etico;
  • Provvedere, ove necessario, alla proposta di revisione periodica del Codice.

Il codice Etico è portato alla conoscenza di tutti i soggetti interessati interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione. Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del codice etico, la funzione del personale predispone e realizza un piano annuale di formazione/comunicazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche contenute nel Codice Etico.

La Alarm System provvede a stabilire canali di comunicazione attraverso i quali i soggetti interessati potranno rivolgere le proprie segnalazioni in merito al codice etico o a sue eventuali violazioni.

In caso di accertata violazione del codice etico, l’organismo preposto alla vigilanza per l’applicazione dello stesso riporta la segnalazione e gli eventuali suggerimenti ritenuti necessari alla Direzione.

Le competenti funzioni aziendali, attivate dagli organi di cui sopra, definiscono i provvedimenti da adottare secondo le normative in vigore, ne curano l’attuazione e riferiscono l’esito all’organismo preposto alla vigilanza.

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21. Disposizioni sanzionatorie

Il codice Etico, nell’enunciare valori fondamentali, richiama tutti i dipendenti a far propri questi valori e a testimoniarli attraverso comportamenti ad essi coerenti.

La Alarm System, nella convinzione che il personale tutto non avrà difficoltà ad attuare i comportamenti di cui sopra, fa proprio il diritto-dovere di vigilare sull’osservanza del Codice Etico, ponendo in essere tutte le necessarie azioni di prevenzione e controllo. L’osservanza del Codice Etico, deve considerarsi parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’Art. 2104 del Codice Civile.

La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, nel rispetto delle procedure previste dall’Art. 7 dello Statuto dei lavoratori, con ogni conseguenza di Legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e potrà comportare il risarcimento dei danni alla stessa derivanti.

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22. Disposizioni finali

Il presente Codice etico, ricognitivo della prassi aziendale, è approvato dalla Direzione della Alarm System Srl . Ogni variazione e/o integrazione del codice deve essere approvata dallo stesso organo e diffusa tempestivamente ai destinatari.

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